③某些国家签证关于邀请信有特别要求，请提前登录上海市人民政府外事办公室官方网站了解情况()，或直接向人事处出国派遣科咨询。
④严格遵守外事对等原则；如：校级领导率团出访，应由对等的邀请方校级领导或单位负责人签署邀请函。
⑤出访多个单位的，需提交每个单位的邀请函，一个国家至少提供一份原件。
2.信息表*
①涉及个人信息部分应如实填写，以便申办因公普通护照（港澳台出入证件）。
②邀请单位、邀请单位地址、邀请人等信息应与邀请函一致。
③“邀请方简介”和“邀请方与我校关系”为对外申报的重要内容，请详细填写。教学科研人员出国（境）参加学术交流活动，“邀请方与我校关系”栏可以简略填写申请出国（境）人员和所参与学术活动或学术团体的关系，如“×××教授作为×××协会常务理事，受邀参加本次国际学术会议”。
④请务必按要求填写航班和航线（指××城市到××城市）信息，对外申报时需要。如：上海—纽约 CA7215； 纽约—上海 CA7216。
3.行程表*
短期交流和访问团组，应按实际行程（包括离抵日期），分上下午写明具体的出访地、会晤对象及活动内容，涉及领导会谈的应写明会谈主题。
参加会议的团组可根据会议日程简要填写，如：
2016年1月1日 上海—纽约；
2016年1月2—3日 参加会议；
2016年1月4日 离开纽约
2016年1月5日 抵达上海。
培训类申请可参照会议类申请填写日程。
4.信息公开登记表 *
按照上海市人民政府外事办公室的要求，对所有因公出访团组进行公示，公示期限原则上不少于5个工作日。
①信息公开登记表中的“日程安排”区别于“行程表”，可简要填写，逐日列出出访日程，必须包含出发离境日和抵达入境日。
②“往返航线”请列明所有转机、经停城市，如：赴布拉格经莫斯科转机，请填写：上海—莫斯科—布拉格—莫斯科—上海。
5.邀请函联系情况说明表*
请先用文字概述联系过程，再附相关的往来邮件。
6.上海外国语大学乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表*
出国（境）人员应当优先选择由我国航空公司运营的国际航线，由于航班衔接等原因确需选择外国航空公司航线的，应当在购买机票前填写该表，可与以上其他材料一并作为OA附件提交，或单独发送至出国派遣科邮箱（价格原因不可作为选择外航的理由）。
7.情况说明
出访1个国家超过5天，2个国家超过8天需提交情况说明，具体陈述出访任务、目的、项目背景等，说明出访的必要性，并在最后附日程安排（从出访离境日至抵达入境日按天填写）。
8.公派出国留学项目申请推荐表*
个人联系或通过校际合作协议出国（境）研修（须30天以上），需提交请示正文、邀请函及翻译件、信息表、信息公开登记表，及《公派出国留学申请推荐表》，后者需为扫描件。
三、政审
赴国外和港澳人员应按要求填写“因公出国（境）人员审查表”，赴台湾人员填写“赴台人员审查表”，表格由人事处出国派遣科提供。正处级以上干部及有三年内有效政审的人员免政审，由人事处出国派遣科填写“因公出国（境）人员备案表”。赴台人员须每次填写“赴台人员审查表”。
四、出国（境）费用预支与结算
获教育部、上海市外办或台办批件后，请出访人员至行政楼409赵秋艳老师处办理相关费用预支手续或咨询。出访任务结束后，请于两周内到赵秋艳老师处办理相关费用结算手续（咨询电话：35373361），填妥并带好以下材料：
1. 因公普通护照（港澳台出入证件），交至人事处出国派遣科。
2. 归国（境）报告*纸质版，由团长签名，交至人事处出国派遣科；电子版通过OA流程上传。
3. 如乘坐非国内航空公司航班或改变中转地，须提交《上海外国语大学乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》（申报时提交出国派遣科，报销时向出国派遣科领取）。
4. 《上海外国语大学因公临时出国费用报销单》*。
5. 财务处规定的相关票据，须由团长和经办人签名。
五、注意事项
1. 凡带“*”号表格，均可在教职工出国（境）OA申请下方下载，也可在校园网人事处下载中心下载。
2. 附件材料如有修改更新，请重新提交更新后的版本，并保留历史版本。
3. 双跨团组的附件请提交“信息表”、“行程表”和“信息公开登记表”、组团单位提供的“任务征询函”、“任务通知书”和“任务批件”，以及邀请信和邀请信翻译件等，具体情况请向人事处出国派遣科咨询。
4. 赴台团组除以上要求的附件材料外，还应提供：
①在台行程表（含邀请方签字、盖章）；
②赴台人员总名单；
③邀请方机构（如：大学）简介；
④参加学术会议的，需提供发言提要（参会人员亲笔签名）；
⑤参加学术会议的需提供会议简介，参加文化活动的提供活动介绍；
⑥对方承诺书。
5. 所有出国（境）公务活动，包括访问、交流、参加学术研讨会、研修等，不论经费如何安排，是否需要报销，均须按本指南中要求的程序提出申请，由人事处报教育部、上海市人民政府外事办公室或上海市台湾事务办办公室审批，获得批件后办理因公出国（境）相关手续。
咨询电话：35372183、35372893
出国派遣科邮箱：cgpq@shisu.edu.cn
联系人：陈宇峰（1774@shisu.edu.cn）
邵佳(1934@shisu.edu.cn)
黄杨英（02194@shisu.edu.cn）
